2023-06-20
法人の保管書類と紙ごみの処分について
2000年頃より始まったと言われているオフィスのペーパーレス化は、昨今のSDG’sの取組みやテレワークの推進によって一気に進んだと言われています。
しかし、法人が扱う書類においては法律によってその保管期限が定められているため、電子化されずに紙で保管されている書類がまだまだ存在し、書類の保管と処分に課題感を持つ企業がまだまだ多いとも聞きます。
今回は、法人で必要とされる保管文書とその処分についてご紹介いたします。
＜保管が必要な書類＞
法人で扱う書類は、総務関係の書類で2〜5年、経理関係は7年、会社法に関連する書類で10年といった形で、法律によって保管期間が定められています。これらの書類を破棄してしまうと何らかの理由で情報開示を求められた際、必要書類が提出できず企業にとってのデメリットが発生してしまいます。
そのため、必要年数が経過するまでほとんどの書類は保管されていると言われています。
電子化が進んだ昨今においても、原本の取り交わしが必要な契約書やFAXによる発注書・納品書のやり取りが多数存在しており、総務部門・経理部門を中心に紙による書類管理が存在している状況が続いています。
＜情報漏洩リスク＞
これらの文書について回るのが、情報漏洩リスクです。
具体的な例としては、納品書の場合は、氏名と住所などの個人情報の特定に繋がるような内容。
発注書の場合は、売掛金・買掛金といった企業間取引における他社に漏洩できないクリティカルな内容が含まれている場合です。
特に電子化されていない紙の文書においては、数年間分に渡ってどこにどんな情報が記されているかを事細かく把握することは事実上不可能だと言えます。その為、これらの保管書類を処分する際には情報管理の面にも配慮が必要です。
＜処分方法＞
情報漏洩リスクを伴う書類の場合、シュレッダーや溶解処分をすることがオススメです。
シュレッダーは紙を細かく裁断し復元できない状態にする方法です。多くのオフィスで導入されている手軽な方法です。
溶解処分とは、専門業者によって紙を超微細に裁断、圧縮梱包し、溶解処理を行う方法です。
溶解することで紙に残った情報を閲覧できなくしてしまうだけでなく、得られた紙繊維を製紙の原料としてリサイクルされます。
また、シュレッダーや溶解処分が不要な紙ごみは、禁忌品と呼ばれる再生できない紙製品を取り除くことで古紙再生に利用できます。
国内外の古紙再生に関する情報発信を行っている古紙再生促進センターが提供する「古紙分別チェッカー」を使用すると、身近にある様々な紙ごみが古紙として利用できるかどうかを確認することもできます。
※古紙分別チェッカー(公益財団法人・古紙再生促進センター)
http://www.prpc.or.jp/recycle/diagnosis/
ご紹介のように法人による紙ごみの処分は内容によって、適切な方法がいくつか分かれます。
不用品回収業者へご依頼いただくことで、一括でスムーズに進める方法もございます。
例えば機密文書の溶解処分と紙ごみの分別の作業を同時に進めたい場合、
紙ごみの分別に長けたスタッフが、溶解処分用の文書を回収する際に紙ごみの分別作業をお手伝いさせていただきます。
処分の一元化だけでなく「焼却処理されるごみの削減」「古紙再生を通じた資源循環の取り組み」といった
企業活動の発信にもお役立ていただけることかと思います。
書類の処分・溶解処分に関するご相談は、下記までご連絡をお願いいたします。
現地訪問見積、お電話、メールでのお見積、ご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。
